A pesar de ser una empresa joven, CERSA surgió de la unión de un grupo de profesionales de la seguridad, con más de 30 años de experiencia en este sector. De esta manera, realizan desde pequeñas hasta grandes instalaciones de intrusión, circuitos cerrados de televisión o control de accesos, con sistemas de seguridad perimetrales a través de micro-ondas, infrarrojos o sensores asociados a cámaras. Gracias al conocimiento y cumplimiento de la Norma de Seguridad Privada, CERSA cuenta con clientes como joyerías, galerías de artes, depósitos de explosivos o entidades de crédito, obligados a disponer de sistemas de seguridad avanzados.
Necesidades y solución elegida
La principal necesidad de CERSA era optimizar su proceso de facturación y gestión de contratos. Dada su amplia variedad de servicios y clientes, la compañía hace frente diariamente a un volumen de facturas alto, con servicios y cuotas recurrentes, que cambian según el cliente. Además, al trabajar con partners, necesitan optimizar el cálculo y gestión de sus comisiones.
Por otra parte, querían integrar el servicio de soporte con el área de gestión, de manera que quedasen reflejadas tanto las incidencias como los mantenimientos de cada cliente, sin necesidad de duplicar datos.
Según Macarena Alonso, Coordinadora de Gestión Administrativa de CERSA, “necesitábamos una solución de gestión que, por una parte, se ajustara lo más posible a nuestras necesidades y que, por otra, fuera lo suficientemente abierta para implementar puntualmente los nuevos requerimientos que nos pudieran surgir”.
CERSA contaba con un software de gestión, pero debido a sus limitaciones y la dificultad para implementar funcionalidades específicas, optaron por buscar otra solución. Tras un período de consulta y pruebas con productos de tres fabricantes, CERSA optó por PHC CS, ya que era la única solución que ofrecía un grado de personalización a la altura de sus necesidades.
De la mano de Incopyme, partner de PHC, CERSA optó por los productos PHC Gestión CS y PHC ControlDoc CS, ambos de la gama PHC Advanced CS. La implementación se realizó a lo largo de nueve meses, en los que el software se adaptó a todas las necesidades específicas del cliente mediante desarrollos específicos y únicos, y se impartió la formación correspondiente. “A día de hoy, hay un total de seis personas que trabajan a diario con PHC CS, de los departamentos de Contratación, Facturación y Gestión de Cobros y Servicio Técnico”, afirma Macarena Alonso.
Beneficios del proyecto
Gracias a PHC Gestión CS y a los desarrollos concretos implementados, CERSA ha optimizado la gestión de los contratos tanto de clientes como de agentes, independientemente de los servicios, periodicidades o tipo de facturación asociados. Ahora, a través de un monitor personalizado, CERSA tiene una visión global de toda su facturación, con previsiones incluidas, y puede lanzar facturas de manera masiva o individual. “Estamos ahorrando mucho tiempo en el apartado de facturación, ya que en cuestión de segundos podemos obtener una previsión de facturación de todos nuestros clientes por tiempo indefinido, lo que hace que podamos prever los ingresos de todo un año o de un periodo definido. Además, con el envío de las facturas por email, hemos agilizado el cobro de recibos notablemente”, explica Macarena Alonso.
Asimismo, CERSA cuenta con una red de partners, a los que asigna comisiones dependiendo de sus clientes finales. “PHC nos permite visualizar la cuenta de cualquiera de ellos englobando toda la facturación de cada uno de sus clientes. Esto nos permite tener automatizado un informe de comisiones que el sistema nos muestra en segundos, algo que de otra manera nos llevaría horas de trabajo”, apunta la Coordinadora de Gestión Administrativa de CERSA.
Por otra parte, CERSA debe comunicar a Seguridad Privada, a través de una web, los contratos firmados con cada uno de sus clientes. “Con PHC hemos conseguido guardar la misma información que registramos en esta página, agilizando la consulta de forma considerable”, señala Macarena Alonso.
En cuanto al servicio técnico, se implementó un desarrollo por el que CERSA puede gestionar todos los mantenimientos de sus instalaciones y servicios, registrar las incidencias técnicas, con datos del técnico, fechas, etc. Como confirma Macarena Alonso, “hemos mejorado sustancialmente la gestión técnica de cada una de las instalaciones. Con PHC vemos en una sola pantalla todas las visitas realizadas durante la vida del cliente en Cersa, y simplemente ejecutamos un informe para generar las visitas a realizar en un periodo de tiempo elegido”.
Diciembre 2014
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