Solución elegida
El mercado de comercio y mantenimiento de vehículos es conocido por su
complejidad de gestión, concretamente en lo relativo al control
de flotas y facturaciones, entre otras áreas. A A.C. MANutenção e
Comércio de Veículos, SA, empresa fundada en 2003, distribuidora oficial
de Vehículos de la marca MAN, fue una de las empresas de este sector que han
sentido la necesidad de automatizar los procesos relacionados con la gestión de
su negocio, por ese motivo decidió confiar a PHC las soluciones para
modernizarse.
La empresa dejó atrás una solución de automóvil que no se adaptaba a las necesidades actuales y se juntó con inCentea ( www.incentea.pt ),
Partner de PHC que ya había protagonizado una experiencia positiva en otra empresa del Grupo,
Conretamente ACtoRent, para desarrollar un proyecto basado
en las aplicaciones de la software-house lusa. La empresa desarrolló la
aplicación PHC Advanced 2008, con los módulos PHC Gestión, PHC Soporte, PHC
Flota, PHC Contabilidad y PHC Letras, que están licenciados para 46 usuarios
simultáneos, aunque accedan a ella alrededor de 100 usuarios (50 de ellos
remotos), en un desarrollo de la aplicación que involucró 4 recursos internos y
4 externos.
Elección del Integrador
La elección de PHC “se debe a la decisión de la empresa de optar por una
solución generalizada pero bastante flexible y que permitiese
personalizar/adaptar el sistema a nuestra realidad y a nuestros procesos”,
afirmó Telmo Vicente, responsable del área de Sistemas de Información de AC -
MANutenção. “También existía la posibilidad de optar por una solución específica
para la rama automóvil, ya que contaríamos con la ventaja de tener previamente
desarrollados los principales procesos de nuestra actividad, pero, por otro
lado, perderíamos la posibilidad de personalizar el Sistema a nuestra
medida”, dijo. PHC “demostró ser un software flexible y con gran potencialidad de parametrización, lo que permitió que fuese el sistema el que se adaptase a
nuestra organización y no nosotros al sistema”, concluyó.
Según la opinión de Pedro Sá Silva, responsable de inCentea, las grandes
plusvalías para el éxito del desarrollo de la solución “han sido las
integraciones de los diferentes módulos evitando la existencia de trabajos en
duplicado y de difícil control, principalmente la flexibilidad del software”.
El Software PHC posee una framework muy desarrollada y abierta que permite que
los Partners que lo aplican y desarrollan, adapten fácilmente la aplicación al
funcionamiento y a las necesidades de cualquier organización, lo que hace posible
reflejar los procedimientos escritos en el propio programa, automatizando y
simplificando un conjunto de procesos.
Con PHC funcionando plenamente, los responsables lograron rediseñar y agilizar
los procesos e incorporar en sus Sistemas de Información muchos otros procesos
que ya existían pero se ejecutaban en paralelo y de forma autónoma, cuya gestión se
hacía de forma manual e implicaba el doble de trabajo. “Esto permitió
obtener beneficios evidentes de productividad, fiabilidad y disponibilidad
de la información, algo que es fundamental para el buen funcionamiento de
cualquier organización”, afirmó Telmo Vicente. Por otro lado, PHC permitió
introducir una herramienta indispensable para el crecimiento sostenible y
descentralizado delineado por la organización, particularmente la Central de
Compras, cuyo objetivo es el de controlar y optimizar las compras y obtener una
mayor rentabilidad.
Beneficios del proyecto
El carácter intuitivo de las soluciones de PHC, ha sido según el
responsable informático de AC – MANutenção, uno de los factores que también
influyó en la elección de PHC, “su facilidad de uso, ya que
pretendíamos que todas las personas de la organización utilizaran el sistema,
desde el aprendiz mecánico hasta la administración”. La formación se realizó por
fases y por departamento; la 1ª fase tuvo lugar en Sala y cada
departamento tuvo un día de formación. Posteriormente, en su puesto de trabajo
los usuarios recibieron formación del sistema en ambiente de prueba, de 8 a
15 días en paralelo con su actividad.
Entusiasmada con el rendimiento de PHC, AC – MANutenção ya está pensando en los
próximos pasos a corto plazo, particularmente en el desarrollo del módulo PHC
ControlDoc, la solución de PHC que pretende mejorar la actuación de las
compañías permitiendo archivar en formato digital todo el tipo de ficheros (imágenes,
documentos texto, plantillas y PDF, entre otros) y relacionarlos con los datos
existentes en las demás aplicaciones.
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