Emisión periódica de cuotas
Los Documentos internos son una herramienta que permite realizar operaciones que son una plusvalía para
un circuito sencillo de gestión y que ayudarán al usuario a adaptar su negocio de una forma sencilla a sus necesidades específicas.
Los usuarios pueden acceder para cambiar las configuraciones de los Documentos internos que ya existen y crear,
además, nuevos tipos de Documentos internos con la configuración deseada (campos, si crea movimientos en stocks, etc.)
Algunos ejemplos de Documentos internos son: hojas de obra, propuestas/presupuestos, consulta de precios al
proveedor, traspasos entre almacenes, consumo interno, pedidos de clientes, pedidos al proveedor, etc.
Los Documentos internos no permiten crear movimientos en las cuentas corrientes, pero se pueden utilizar
para emitir Documentos de facturación de una forma automática.
Si posee el módulo
PHC Gestión CS, existe una opción en su configuración (en los Documentos internos) que permite utilizar documentos del tipo Cuota.
A través de esta opción puede crear un nuevo tipo de Documento interno, solo tiene que activar la opción mencionada en el nodo "Configuración".
El paso siguiente es definir la periodicidad de facturación en el Documento interno de Cuotas, es decir,
crear los diversos registros de cuotas e indicar los días de periodicidad en la pestaña “Otros datos”.
De esta forma, puede realizar la emisión automática de facturación (en el menú Gestión, Otras opciones de clientes),
creando automáticamente todos los Documentos de facturación desde los Documentos internos de cuotas.
Para facilitar la facturación mensual de las cuotas, puede utilizar variables en las líneas de los Documentos internos de cuotas,
sustituyéndolas por la información correspondiente al realizar la emisión automática de facturación.
Las variables disponibles son el mes (#MES#####), el año (#ANO#), el trimestre (#TR#) y el semestre (#SE#)
del período respectivo para utilizar en la facturación de la cuota.
Al realizar la emisión automática de facturación, la aplicación compara la fecha de la última
facturación de cada cuota con la periodicidad definida y emite los documentos que cumplan los criterios definidos. Por último, basta imprimir o enviar por
correo electrónico todos los documentos emitidos. Este procedimiento se puede aplicar a todas las cuotas que se han generado.
A través del Documento interno de tipo Cuota se pueden simplificar y automatizar los procesos de
facturación periódica que podrán ser utilizados para varias situaciones: cuotas, asociaciones, contratos de mantenimiento, alquileres, etc.
Este procedimiento sencillo y rápido permite adaptar los Documentos internos a las necesidades específicas de su negocio.
Hasta la próxima edición,
Joaquim Lousa
Formación
PHC
enero 2012