Cada vez son más empresas las que envían los documentos de facturación a sus clientes a través correo electrónico.
Pero, ¿ese documento enviado tiene validez fiscal como documento comprobante de la transacción?
En realidad, el documento enviado por e-mail puede efectivamente ser considerado como documento entregado al cliente como prueba de la transacción, pero solo si lleva la firma digital de la empresa.
Con PHC CS es posible efectuar por e-mail el envío de documentos de facturación firmados digitalmente. Son necesarias solo dos configuraciones:
- En cuanto a los parámetros:
- Activar la utilización de documento electrónico;
- Introducir el directorio del certificado digital y/o la ruta del certificado digital para firmar documentos en PDF (dependiendo si se va a enviar el XML o PDF del documento al cliente), así como el nombre exacto del certificado para la firma de documentos en PDF;
- Para efectuar el envío del PDF firmado con PHC CS web, deberás igualmente rellenar los parámetros de nombre del fichero y contraseña del certificado para firmar documentos en PDF en la página web.
- 2. En cuanto a la configuración del documento de facturación:
- Activar la inclusión de documentos electrónicos PDF y/o XML (para utilización en web, hay que elegir la opción PDF);
- Identificar cuál es el documento para que se firmará digitalmente, PDF o XML (para su utilización en web, hay que elegir el documento PDF);
- En la opción "Documento PDF" seleccionar el IDU deseado.
A partir de ese momento, al emitir un documento de facturación con las configuraciones de arriba, tanto en desktop o en web, pasa a encontrar la opción de envío del documento firmado digitalmente para el cliente.
Al hacer clic, se abre la pantalla de personalización del e-mail a partir del cual es posible personalizar y efectuar el envío como si estuviese en una aplicación de gestión de e-mail
Premisas:
- Haber adquirido e instalado un certificado digital (existen varias empresas que lo comercializan);
- Haber adquirido y validado el módulo PHC CS Documentos Electrónicos;
- Para utilización en web, se deberán estar validados los módulos PHC CS Gestión web y PHC CS Documentos Electrónicos intranet web. Las respectivas claves de activación se deberán configurar en el appSettings.config y PHC On activo. Configuraciones sencillas y que solo necesita efectuar una vez, el software PHC está preparado para simplificar y agilizar tu negocio en el momento de enviar documentos por e-mail al cliente, con la garantía de que está activando un documento debidamente firmado y con validez fiscal.
Esperamos que esta información haya sido útil y te pedimos estar atento a las próximas ediciones de la iDirecto.
Hasta pronto,
PHC.